Gabriele Andratschke, leader al departamentului de resurse umane la GrECo Group s-a întâlnit cu Kaido Kepp, managerul IIZI Finance and Administration pentru a discuta despre investițiile lor în abordări inovatoare și soluții atent concepute.
În timp ce multe companii au fost forțate să recurgă la munca de la distanță în timpul pandemiei de corona, IIZI a deschis deja un drum în lucrul hibrid. Cu munca de la distanță ca parte a culturii companiei de aproape un deceniu, Gaby Andratschke, șeful departamentului de resurse umane la GrECo Group s-a întâlnit cu Kaido Kepp, șeful IIZI Finance and Administration pentru a discuta despre investițiile lor în abordări inovatoare și soluții atent concepute.
Andratschke: Ce te-a determinat să introduci munca hibridă în 2015, cu mult înainte ca aceasta să devină norma pentru multe alte organizații?
Kepp: Ca o companie inovatoare, am vrut să oferim echipelor noastre oportunitatea de a lucra din orice locație, fie că este vorba de birou, casă sau o casă confortabilă pe plajă sub palmieri. Această decizie a fost luată cu mult timp în urmă, ca parte a branding-ului nostru și a deciziei de a fi un angajator atractiv pentru viitoarele talente. Multe companii au început deja să ofere oportunitatea de a lucra de la distanță și am vrut să fim în prima ligă a locurilor de muncă flexibile .
Provocările nevăzute ale muncii de la distanță
Andratschke: În timp ce alții se străduiau să creeze un lucru hibrid în timpul pandemiei, cu ce provocări s-a confruntat IIZI?
Kepp: Ne-am simțit foarte norocoși când pandemia a lovit că avem deja hibride bine stabilite în cadrul organizației. Cu toate acestea, asta nu înseamnă că nu ne-am confruntat cu provocări. Perioada de Coronavirus a adus cu ea obstacole neprevăzute și pentru noi: Cum am putea asigura integrarea fără probleme a oamenilor noi în echipa IIZI? Cum am putea asigura o cooperare eficientă când toată lumea era plecată? Cum am putea stimula inovația și să generăm idei în contextul muncii la distanță? Și ce rol nou ar putea juca managerii?
Am găsit diverse modalități practice de a aborda aceste probleme care funcționează pentru echipa noastră de peste 100 de oameni. Cheia este menținerea unui echilibru între flexibilitate și integritatea echipei.
Comunicarea şi transparenţa sunt cheia
Andratschke: Cum asigurați o comunicare continuă cu echipele dvs. atunci când acestea lucrează de la distanță?
Kepp: Întâlnirile regulate ale echipei și prânzurile au devenit din ce în ce mai importante la IIZI de-a lungul anilor. Briefing-ul lunar la nivel de companie servește ca un alt pilon de comunicare. Comunicarea consecventă promovează un sentiment de apartenență și sprijină munca în echipă, care, la rândul său, ne permite să atingem obiectivele comune mai eficient. Nimeni nu ar trebui exclus din evenimentele din companie. Creăm o înregistrare digitală a întâlnirilor noastre pentru a ne asigura că informațiile sunt disponibile pentru toți angajații, iar practica arată că oamenii chiar ajung din urmă cu întâlnirile înregistrate.
Aplicăm diferite reguli jocului pentru un proces de comunicare care sprijină munca hibridă. De exemplu, folosim un calendar public și o platformă de e-mail în care le rugăm angajaților să noteze informații despre ei înșiși legate de muncă, ajutându-i pe colegi să țină o evidență mai bună a activităților celuilalt. Putem vedea dacă un coleg este fizic la birou, lucrează în altă parte sau lipsește temporar din orice motiv. Acest lucru asigură transparența în cadrul echipei și facilitează comunicarea.
Andratshcke : Cum te ții la curent cu cultura companiei dacă echipa ta nu se află fizic la birou?
Kepp: Realizăm în mod regulat sondaje pentru a înțelege ce simt oamenii despre munca lor și despre mediul de lucru. Nu cerem fapte pentru că sentimentele se manifestă în cooperarea în interiorul și între echipe și apoi în rezultatele afacerii. Este plăcut să observăm că rezultatele sunt bune indiferent de locul în care lucrează oamenii. Sondajul nostru de anul trecut a arătat că 97,5% dintre oamenii noștri au fost de acord sau au fost puternic de acord cu afirmația „Simt că vreau să depun tot efortul meu pentru a obține rezultate bune”; 92,4% au fost de acord sau puternic de acord cu „IIZI are grijă de bunăstarea mea”; iar 93,7% cred cu fermitate că se pot baza pe colegii lor.
Andratschke: Cum ați depășit provocarea de a vă asigura că noii colegi se simt fericiți și sprijiniți încă de la început?
Kepp: Integrarea de noi colegi și procesul de a deveni un membru cu drepturi depline al echipei este cu siguranță o provocare în contextul lucrului hibrid. Noii colegi ar trebui să se simtă confortabil încă de la început și este important să-i sprijiniți oriunde s-ar afla pentru a dezvolta obiectivele companiei. Mediul virtual de instruire IIZI joacă un rol major în acest sens, cu un videoclip de prezentare a companiei, inclusiv o lecție de istorie și o serie de cursuri de formare privind ABC-ul asigurărilor, inclusiv subiecte mai specifice. De asemenea, folosim un program de mentorat, în care fiecărui angajat nou i se atribuie un mentor care îl ghidează pe calea IIZI și îi îndreaptă în direcția corectă.
De fapt, atunci când le-au cerut feedback-ului noilor veniți la IIZI anul acesta, aceștia au subliniat mentorat și importanța evenimentelor de echipă ca modalitate de a facilita integrarea. Comparând modul de organizare a muncii cu ani în urmă cu cel de acum, angajații IIZI menționează în principal libertatea ca aspect pozitiv, dar apreciază și comunicarea directă cu colegii de la birou.
Încurajarea echipei eficiente într-o configurație hibridă
Andratschke: Ce strategii și cele mai bune practici ați recomanda pentru a promova formarea eficientă a echipei și pentru a menține o cultură de echipă puternică atunci când angajații sunt împărțiți între munca de la distanță și cea din birou?
Kepp: Libertatea, încrederea și flexibilitatea, susținute de un puternic spirit de echipă, sunt pietrele de temelie ale lucrului hibrid eficient. Pentru a menține și crește acest spirit, organizăm o varietate de activități lunare care implică toate unitățile în ansamblu sau în echipe de patru. Preferăm mult să auzim de la colegi cu experiență personală, iar dacă cineva din echipa noastră poate fi liderul și prezentatorul provocării, aceasta va avea o valoare mult mai mare.
Anul trecut, ne-am încercat mâna pe gheață, jucând hochei și curling, precum și în poligon de tragere sub îndrumarea avocatului IIZI, Kaido Tropp. Această serie de evenimente a fost votată în mod răsunător ca Evenimentul Anului în cadrul ceremoniei anuale de recunoaștere a IIZI și a fost salutată ca o gură de aer proaspăt și o modalitate de a construi un adevărat sentiment de camaraderie. Putem spune cu siguranță că provocările sportive i-au atras chiar și pe cei care altfel ar prefera să lucreze de acasă la birou pentru a se alătura echipei lor.
Există și alte evenimente de echipă mai tradiționale, dar cea mai așteptată întâlnire anuală este petrecerea de Revelion a IIZI, care a avut întotdeauna o prezență mare la vot. Petrecerea servește ca o modalitate de a rezuma anul precedent și de a recunoaște și premia colegii. Colegii împărtășesc feedback și laude între ei, iar rezultatele se bazează pe voturile și comentariile date. Pentru a răspândi mesajul pozitiv mai pe scară largă, evidențiem nominalizații, premiăm câștigătorii și aducem un omagiu tuturor celor care au fost recunoscuți de colegii lor.
Birourile fizice îşi menţin avantajele
Andratschke: Dar sănătatea mintală a angajaților? Este o provocare pentru tine?
Kepp: Dezavantajul muncii la distanță este cu siguranță distanța față de mediul real de lucru, deoarece nu poți participa la conversații spontane, nu poți genera idei, nu primești feedback sau nu poți experimenta emoții imediate. Sănătatea mintală a angajaților poate fi partea invizibilă a muncii hibride. Încrederea și comoditatea pot avea efectul opus – oamenii se simt izolați, interpretează greșit e-mailurile imaginându-și informații care nu există și își pierd conexiunea cu echipa.
Învățăm cu toții. În practică, munca hibridă înseamnă și o nouă abordare pentru manageri. Din acest motiv, în 2023, am desfășurat un curs de formare privind gestionarea echipelor la distanță. În contextul lucrului la distanță, este important să se evite problemele de management și să se ofere încredere, o structură clară, comunicare, motivare și feedback.
Andratschke: Și, în sfârșit, ce sfat ați da altor organizații care încep să-și perfecționeze modelul de lucru hibrid?
Kepp: Pe baza experienței mele, cel mai important lucru este să mă asigur că toți angajații se simt parte din aceeași echipă și că informațiile și ideile sunt schimbate eficient. Pentru aceasta este nevoie de un cadru de management, nu doar de capacitatea tehnică de a permite oamenilor să lucreze de la distanță.
Despre Kaido Kepp: În prezent, membru al consiliului de administrație și CFO la IIZI Kindlustusmaakler AS, Kaido Kepp are o experiență vastă din funcțiile anterioare la IIZI, Universitatea de Tehnologie din Tallinn, RSA și ERGO Insurance. Kaido deține o licență și un master în economie (finanțe) de la Universitatea din Tartu (1992-1999). Setul său extins de abilități cuprinde atât asigurări de viață și non-viață, cât și pensii.
Despre IIZI: Înființată în 2000 și parte a Grupului GrECo din 2018, IZI Kindlustusmaakler AS este cel mai mare broker de asigurări din Estonia și se mândrește cu o viziune globală și cu cel mai bun know-how din țară. Furnizează servicii de mediere în asigurări de înaltă calitate într-un mediu de autoservire online ( http://www.iizi.ee ) precum și prin soluții personale în brokerajul corporativ. Anual, deservesc peste 150.000 de clienți privați și aproape 25.000 de clienți corporativi.
HORIZON Risk Thought >> Fast Forward
Complexitatea mediului de risc de astăzi se schimbă într-un ritm accelerat, ceea ce face managementul riscului și mai dificil. Am creat HORIZON, mai întâi ca publicație tipărită, iar acum ca o pagină pentru împărtășirea celor mai recente informații despre transformările în curs. Specialiștii noștri în risc vor continua să-și ofere expertiza și cunoștințele pentru a pune în lumină provocările viitorului.
Kaido Kepp
Management Board Member and CFO
IIZI Kindlustusmaakler AS
Gabriele Andratschke
Head of Group Human Resources
T +43 664 962 39 18
